Nowy rok – nowy start w bezpieczeństwie
Styczeń to kluczowy miesiąc w pracy BHP. To moment podsumowania poprzedniego roku, uzupełnienia dokumentacji i ustawienia planu działań na kolejne 12 miesięcy. Dobrze przepracowany styczeń to spokojniejszy cały rok.
15 stycznia – CMRTermin złożenia informacji o czynnikach rakotwórczych, mutagennych lub reprotoksycznych
Kogo dotyczy obowiązek złożenia informacji CMR?
Obowiązek sporządzenia i złożenia informacji o czynnikach rakotwórczych, mutagennych lub reprotoksycznych dotyczy każdego pracodawcy, u którego w danym roku występowały substancje, mieszaniny, czynniki lub procesy technologiczne zakwalifikowane jako CMR. Nie ma znaczenia, czy były one stosowane stale, okresowo czy incydentalnie – liczy się fakt ich występowania w środowisku pracy.
Jeżeli w zakładzie nie występują czynniki CMR, sprawozdania się nie sporządza ani nie składa. Warto jednak pamiętać, że kwalifikacja substancji i procesów może się zmieniać. To, co dziś nie jest uznawane za CMR, w kolejnych latach może już podlegać temu obowiązkowi. Z tego powodu każdorazowo należy weryfikować aktualne klasyfikacje i przepisy.
Termin złożenia sprawozdania
Informację CMR składa się do 15 stycznia za rok poprzedni. Jeżeli ten dzień wypada w sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin automatycznie przesuwa się na pierwszy dzień roboczy po tej dacie. Kluczowe jest to, że liczy się termin złożenia, a nie data sporządzenia dokumentu.
Gdzie należy złożyć sprawozdanie?
Sprawozdanie przygotowuje się w trzech egzemplarzach:
jeden pozostaje w dokumentacji zakładu pracy,
drugi przekazuje się do właściwego państwowego wojewódzkiego inspektora sanitarnego,
trzeci do właściwego okręgowego inspektora pracy.
Do sprawozdania nie dołącza się żadnych dodatkowych dokumentów, takich jak rejestry, karty charakterystyki, wyniki pomiarów czy wyjaśnienia. Przekazywana jest wyłącznie sama informacja CMR.
Forma przekazania dokumentu
Co do zasady obowiązuje zasada: jeden pracodawca – jedno sprawozdanie. Wyjątkiem są sytuacje, w których zakłady pracy znajdują się na terenie różnych województw – wówczas sporządza się oddzielne sprawozdanie dla każdego województwa.
Najczęściej dokument przekazywany jest:
pocztą (najlepiej za potwierdzeniem odbioru),
osobiście w inspektoracie (z potwierdzeniem wpływu na egzemplarzu zakładowym).
Niektóre inspektoraty dopuszczają także formę elektroniczną, jednak nie jest to standard. Przed wysłaniem dokumentu e-mailem warto upewnić się telefonicznie, czy dana jednostka akceptuje taką formę i poprosić o potwierdzenie wpływu.
Kiedy nie trzeba składać sprawozdania?
Jeżeli pracodawca zaprzestał stosowania czynnika CMR, należy zwrócić uwagę na moment zaprzestania. Jeżeli czynnik występował choćby przez część roku sprawozdawczego, informację za ten rok nadal trzeba złożyć.
Przykładowo: jeżeli stosowanie czynnika CMR zakończono w lutym 2025 r., sprawozdanie za 2025 rok jest wymagane. Nie składa się natomiast informacji za kolejne lata, o ile czynnik nie pojawi się ponownie.
Nie ma obowiązku informowania inspektoratów o zaprzestaniu stosowania CMR w osobnym piśmie. Takie kwestie wyjaśnia się dopiero w przypadku kontroli.
Konsekwencje braku lub opóźnienia
Niezłożenie informacji CMR albo złożenie jej po terminie może zostać ujawnione podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy lub Państwowej Inspekcji Sanitarnej. W takim przypadku pracodawca naraża się na karę grzywny w wysokości od 1 000 do 30 000 zł.
Inne wymagane dokumenty
Oprócz corocznej informacji pracodawca powinien prowadzić dwa rejestry:
Pobierz wzór informacji CMR Pobierz wzór rejestru prac Pobierz wzór rejestru pracowników Pobierz wzór pisma przewodniego do PIP i PIS
31 stycznia – ZUS IWATermin złożenia formularza ZUS IWA w celu ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe
Kiedy i kto musi złożyć informację do ZUS?
Formularz ZUS IWA to dokument, który ma realny wpływ na wysokość składki na ubezpieczenie wypadkowe w kolejnych latach. Mimo że składany jest tylko raz w roku, wciąż sprawia wiele problemów – głównie dlatego, że nie każdy płatnik ma obowiązek jego złożenia.
Czym jest formularz ZUS IWA?
ZUS IWA to informacja o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe. Na jej podstawie Zakład Ubezpieczeń Społecznych ustala stopę procentową składki wypadkowej dla płatnika składek na kolejne lata.
Innymi słowy: jeśli spełniasz warunki i złożysz ZUS IWA, to ZUS sam wyliczy Ci składkę wypadkową – zamiast stosowania stawki „z góry”.
Do kiedy należy złożyć ZUS IWA?
Formularz ZUS IWA składa się do 31 stycznia roku następującego po roku, którego dotyczy informacja.
Przykład: ZUS IWA za rok 2025 należy złożyć do 31 stycznia 2026 r.
Jeżeli 31 stycznia wypada w dzień wolny od pracy, termin przesuwa się na najbliższy dzień roboczy.
Kto ma obowiązek złożenia ZUS IWA?
ZUS IWA musisz złożyć, jeżeli łącznie spełniasz wszystkie poniższe warunki:
przez wszystkie miesiące poprzedniego roku opłacałeś składki na ubezpieczenie wypadkowe co najmniej za jedną osobę (choćby przez jeden dzień w miesiącu),
w poprzednim roku zgłaszałeś do ubezpieczenia wypadkowego średnio co najmniej 10 osób miesięcznie (wliczając siebie, jeśli również podlegasz temu ubezpieczeniu),
na 31 grudnia poprzedniego roku byłeś wpisany do rejestru REGON.
Jeśli którykolwiek z tych warunków nie jest spełniony, formularza ZUS IWA nie składasz.
Kiedy ZUS IWA nie jest wymagany?
Nie składasz formularza ZUS IWA m.in. wtedy, gdy:
w poprzednim roku był choć jeden miesiąc, w którym żadna osoba nie podlegała ubezpieczeniu wypadkowemu,
zgłaszałeś do ubezpieczenia wypadkowego średnio mniej niż 10 osób miesięcznie,
nie byłeś wpisany do rejestru REGON na koniec roku.
W takiej sytuacji stosujesz stawkę składki wypadkowej wynikającą z przepisów – bez ustalania jej przez ZUS na podstawie IWA.
Dlaczego ZUS IWA jest ważny?
Złożenie (lub niezłożenie) ZUS IWA wpływa bezpośrednio na:
wysokość składki na ubezpieczenie wypadkowe,
rozliczenia z ZUS w kolejnych latach,
ocenę prawidłowości dokumentacji podczas kontroli.
Błędy lub brak formularza mogą skutkować korektami dokumentów i niepotrzebnymi wyjaśnieniami.
Warto pamiętać
ZUS IWA to dokument „raz w roku”, ale jego przygotowanie warto zaplanować wcześniej – zwłaszcza jeśli liczba zgłaszanych pracowników balansuje na granicy wymaganych 10 osób. W praktyce to jeden z tych obowiązków, które najlepiej mieć wpisane w kalendarz z wyprzedzeniem.
Pobierz wzór ZUS IWA Poradnik wypełniania ZUS IWA
W tym miesiącu skup się na trzech kluczowych obszarach:
Roczna analiza stanu BHP
Sporządzenie rocznej analizy stanu BHP to obowiązek każdego pracownika służby BHP. Wielu behapowcom sprawia on jednak spory problem. Przepisy nie precyzują jakie elementy powinna zawierać taka analiza. Jedno jest pewne – analiza ma na celu sporządzenie planu działań na kolejny rok. Jeśli nie masz pomysłu na swoją analizę, to skorzystaj z naszego wzoru.
Pobierz wzór rocznej analizy stanu BHP
Szkolenia BHP
Pamiętaj, że szkolenia BHP mają swoje graniczne terminy ważności. Sprawdź ważność szkoleń i zaktualizuj prowadzony rejestr. Jeśli masz problem z ich śledzeniem na bieżąco lub spędzasz na tym zbyt dużo czasu, to skorzystaj z naszego arkusza – odpowiednio wcześniej wskazuje on zbliżający się termin ważności szkolenia, a także informuje, które szkolenia są już po terminie.
Pobierz wzór rejestru szkoleń BHP
Rejestry BHP
Prowadzenie rejestrów wypadków przy pracy i chorób zawodowych to obowiązki każdego pracodawcy, nawet jeśli nie wystąpiły takie zdarzenia. Początek roku to idealny moment na uzupełnienie danych brakujących w rejestrach, jak np. ilości dni niezdolności do pracy z tytułu wypadku przy pracy. Jeżeli w poprzednim roku nie wystąpiły wypadki przy pracy czy choroby zawodowe (lub podejrzenia zachorowania), to uzupełnij rejestry taką informacją.
Pobierz wzór rejestru wypadków przy pracy Pobierz wzór rejestru chorób zawodowych i podejrzeń zachorowania na nie
☐ Ogólny stan i porządek miejsc pracy
Na początku roku warto spojrzeć na zakład „świeżym okiem”.
Sprawdzenie ogólnego stanu i porządku oznacza ocenę, czy miejsca pracy są:
uporządkowane i wolne od zbędnych przedmiotów,
drożne (ciągi komunikacyjne, dojścia do stanowisk, wyjścia ewakuacyjne),
bezpieczne pod względem potknięć, poślizgów i uderzeń.
W praktyce zwróć uwagę na:
składowanie materiałów (czy nie zastawiają przejść),
porządek na stanowiskach pracy,
stan podłóg (uszkodzenia, śliskie powierzchnie),
tymczasowe rozwiązania, które „zostały na stałe”.
To dobry moment, by wychwycić rzeczy, które narastały stopniowo w poprzednim roku.
☐ Dostępność i aktualność instrukcji
Instrukcje BHP muszą być nie tylko opracowane, ale też dostępne i aktualne.
W styczniu warto sprawdzić:
czy instrukcje znajdują się w miejscach, gdzie są faktycznie potrzebne,
czy obejmują aktualne procesy, maszyny i organizację pracy,
czy nie odnoszą się do nieużywanego już sprzętu lub technologii.
Zwróć uwagę, czy:
wprowadzono nowe stanowiska pracy lub zmieniono zakres obowiązków,
zakupiono nowe maszyny lub urządzenia,
zmieniły się warunki pracy (np. reorganizacja hali, biura, magazynu).
Jeżeli tak – instrukcje mogą wymagać aktualizacji lub opracowania nowych.
☐ Wyposażenie apteczek i numery alarmowe
Apteczki pierwszej pomocy bardzo często „są”, ale niekoniecznie są kompletne.
W styczniu należy sprawdzić:
czy apteczki znajdują się w oznakowanych i łatwo dostępnych miejscach,
czy ich wyposażenie jest zgodne z potrzebami zakładu,
czy środki opatrunkowe nie są przeterminowane lub zużyte.
Dodatkowo zweryfikuj:
czy przy apteczkach lub w widocznych miejscach znajdują się aktualne numery alarmowe oraz instrukcja udzielania pierwszej pomocy,
czy lista osób wyznaczonych do udzielania pierwszej pomocy jest aktualna,
czy pracownicy wiedzą, gdzie znajduje się apteczka i kto udziela pierwszej pomocy.
To jeden z tych elementów, które są bardzo szybko sprawdzane podczas kontroli.
☐ Stan gaśnic i oznakowania ewakuacyjnego
Ochrona przeciwpożarowa to nie tylko formalność.
W styczniu sprawdź:
czy gaśnice znajdują się w wymaganych miejscach i nie są zastawione,
czy posiadają aktualne przeglądy techniczne,
czy są odpowiednio oznakowane i widoczne.
Równolegle oceń oznakowanie ewakuacyjne:
czy znaki są czytelne i nieuszkodzone,
czy drogi ewakuacyjne są drożne,
czy nic nie ogranicza widoczności znaków (np. meble, regały, materiały).
To dobry moment, by wychwycić „tymczasowe” rozwiązania, które mogły utrudnić ewakuację.
☐ Czy pojawiły się nowe zagrożenia
Ten punkt jest kluczowy z punktu widzenia oceny ryzyka zawodowego.
Na początku roku warto odpowiedzieć sobie na pytania:
czy zmieniły się procesy pracy lub technologia,
czy pojawiły się nowe substancje, materiały lub narzędzia,
czy doszło do zmian organizacyjnych (nowe zadania, nadgodziny, zmiana trybu pracy).
Przeanalizuj również:
zdarzenia potencjalnie wypadkowe z poprzedniego roku,
uwagi zgłaszane przez pracowników,
wnioski z kontroli i przeglądów BHP.
Jeżeli pojawiły się nowe zagrożenia – konieczna może być aktualizacja oceny ryzyka zawodowego lub wdrożenie dodatkowych środków ochronnych.
